Planilha da FEJESC

Tópico para os membros da Diretoria Administrativa da CONAQ discutirem sobre a utilidade de partes da planilha da FEJESC.

Bom olha só, acho chato mesmo preencher algumas partes, são elas principalmente:
1) Stakeholders: será mesmo necessário sempre definir isso em cada projet?! Acho que os membros já sabem disso e mesmo assim acho que não vai mudar muito na execuçào do projeto saber os stakeholders.
2) Riscos: também acho desnecessário, assim como podemos não ver um risco (esquecer), pra que ficar pensando nos possíveis riscos, meio chato isso. Além de terque pensar na possível ação preventiva ou corretiva, pior ainda, acho que confunde mais.
3) Relação de Documentos: pra que precisamos disso? não vejo o porque disso.

O Escopo acho interessante ter mas não com todas as perguntas que estão na planilha, seria viável ter: projeto, gerente, equipe, descrição do projeto, que sabe até indicadores - isso é chato, mas penso que seria importante aprendemos a conviver com isso e resultados esperados.

A EAP também acho legal, pois assim são estabelecidos prazos e é um meio de o gerente se lembrar de seus compromisso, assim como os demais membros da célula.

O Recurso é algo que não consegui notar ainda o porque; assim durante o projeto pro gerente, consultor e mkt não é interessante apenas pro controle de adm, mas isso podemos fazer num programa, que até poderemos criar, da diretoria de adm; só é um pouco interessante no controle final do projeto, onde estará escrito tudo o que foi usado - no final do projeto.

A ATA acho importante, pra todos ficarem sabendo e lembrando dos pontos discutidos e que devem ser feitos, para que nào haja falha na comunicação.

Acho que os Relatórios poderiam entrar junto com a ATA, que deveria ser semanal, mesmo que não haja reunião mesmo, mas uma simples discussão por emails.

A questão de Recursos, é para podermos fazer um planejamento orçamentário. Por exemplo, temos X projetos em um semestre (projetos internos) que não terão patrocínio e preenchendo a planilha saberemos quanto iremos gastar ao todo. Assim, escolhendo uma prioridade de projetos, podemos cortar projetos caso extrapole uma certa previsão de quantidade de dinheiro. Ou até mesmo “se não entrar isso de dinheiro até tal data, tal projeto será adiado”.
A EAP eu acho importantíssima, pois nos projetos é o que é mais utilizada, sem sombra de dúvida! Definindo os marcos e o que vamos fazer a cada semana ou até mesmo dias, é um modo do gerente ter um controle sobre um projeto.
Na parte dos Stakeholders, depende do projeto. Em MKT, por exemplo, acredito que é importantíssimo, principalmente quando se trata de um projeto externo. Em questão de uma reformulação de mural, por exemplo, acho inútil! Se formos analisar nossos projetos, na reformulação contratual pode ser muito interessante. Vendo que uma parte interessada é o consultor, podemos analisar pontos que podem ser modificados baseados nos interesses que ele tem pra conaq. Mas, acredito que muitas vezes é meio óbvio, por isso acredito que pode ser simplificado e não ter uma análise tão exagerada.
Requisitos, descrição do produto, estratégia de trabalho, restrições e políticas de comunicação- pontos que acredito que podem ser retirados ou simplificados do escopo. Indicadores e objetivo, por exemplo, acredito ser bem importante.
No gerenciamento de riscos, por experiência, sei que muitas vezes pode mostrar e resultar em atenção da equipe para coisas que não eram esperadas. Coisas que pensando no projeto, nos marcos, realizando o cronograma, não havia sido lembrada. Assim, acredito ser muito importante para o Planejamento Financeiro e consultorias por exemplo, pelo menos em um primeiro momento.
A questão do relatório, é bem o que dissemos na RG hoje. Para que sirva como conhecimento para futuros projetos similares, assim como para futuros gerentes. São problemas que aconteceram que não foram esquecidos, podendo assim servir de lembrança para novos erros não serem cometidos.
Atas eu acho importante, para que lembremos de cobranças que foram feitas e o que já foi feito no projeto, assim como decisões tomadas. Não sei se há muito questionamento contra nessa parte.
Documentos, é que nem em padronizações, que existem documentos de apoio, para facilitar de fazer aquilo que está sendo padronizado. Normalmente não tem nenhum, mas por exemplo no Plan. Fin. Temos um livro. Se todo mundo resolver sair da conaq do nada, a próxima gestão saberá por onde começar e o que fazer.

Acredito que a princípio é isso!!! beijos

Oi
Então depois que li os comentário da Mai pensei mais um pouco e vi que nessa planilha para ADM acho importante ter:

ESCOPO com: projeto, gerente, equipe, objetivo, indicadores

EAP: igualzinha como está

RECURSOS: não havia pensando pelo lado que a Maiara falou, e vejo que sim é importante, além do mais é uma forma mais prática para que os diretores (projetos e adm) avaliem os resultados.

RELATÓRIO DE DESEMPENHO: como está, só não acho muitoo importante a parte de lições aprendidas ( é bom pra a gente saber, mas não escrever ali e etc)

RELAÇÃO DE DOCUMENTOS: pensando pelo lado da Maiara é legal ter para que futuros membros olhem e se baseiam nele para seu projetos.

ATA: também deixar como está

a parte de STAKEHOLDERS para adm não acho importante, porém para marketing sim, só se a CONAQ elaborar uma planilha e fazer uma divisão por diretoria para que seja preenchida, exemplo: stakeholders para marketing e recursos para adm.

Ah acho importante que seja feito novamente um "curso" de como preencher, pois no meu processo de treinamento os trainees de projetos estavam perdidos e também estava quase no término do projeto e não haviam terminado de fazer a EAP, penso que essa parte (eap) deve ser a primeira a ser completada para que todos os membros da célula possam se basear nela e cumprir certinho seus trabalhos.

Até

Bom, concordo com tudo o que a Mai disse e a Luisa nesse seu ultimo comentário, se eu for falar tudo o que eu penso será repetitivo.
Apenas algumas considerações:

RISCOS: Acho importante, sim! Mas dependendo do projeto. Se for uma consultoria ou um projeto nao muito grande, acho totalmente desnecessário. Mas para projetos internos maiores (como planejamento financeiro) acho que é interessante. Acredito que vai de bom senso de todos no momento dao preenchimento da planilha, se é interessante ou perda de tempo preencher os riscos.

ESCOPO: Eu acho um pouco chato ficar toda hora escrevendo as mesmas coisas: Descrição do projeto, equipe, gerente, objetivo.. até porque, quem quiser essas informações, poderá pesquisar no novo banco de dados de projetos ;D ou ler qualquer contrato, proposta que estão nas pastas dos projetos.